Como consultar NFe pelo número da nota?

Consultar NFe pelo número da nota também faz parte do processo fiscal, pois é assim que a empresa identifica quais Notas foram emitidas contra o seu CNPJ. Para isso, é o ideal é realizar a escrituração para o SPED fiscal, que é uma solução para oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscal e contábil dos sistemas empresariais em um formato padronizado.

Afinal, você sabe como realizar uma consulta de NFe pelo número da nota? Neste artigo, separamos o passo a passo de como realizar o processo de duas formas: 

• manual pelo site da Sefaz;
• automática, para otimizar o seu tempo. 

Confira:

Onde fica o número da nota fiscal?

Para encontrar a informação correta, saiba que em uma Nota Fiscal eletrônica há diferentes números no Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica). Existe:

1. o número da nota (canto superior direito);
2. o número da série (composto por dois dígitos);
3. a chave de acesso (localizada embaixo do código de barras);
4. o protocolo de autorização de uso da nota;
5. a inscrição estadual e o CNPJ da empresa emitente.

Podem parecer confusos, mas a sequência mais importante para consultar NFe pelo número é a chave de acesso. Ou seja, a sequência numérica maior que aparece no Danfe.

⏩ Confira mais detalhes em: Como achar o número da nota fiscal eletrônica?

Como consultar NFe pelo número da nota?

Há duas maneiras, uma é diretamente pelo portal da Secretaria da Fazenda, enquanto a outra é de forma automática, pela Qive. 

1. Consultar NFe pelo número da nota na SEFAZ

Uma vez localizada, é hora de entender como consultar a NFe pelo número: 

1. Acesse o site da Sefaz (portal da NFe).
2. Digite a chave de acesso (44 dígitos) e lembre-se, o número da NFe em si é apenas um dos componentes da chave de acesso. 
3. Confirme o captcha (Sou humano).
4. Clique em continuar.

Apesar de simples, realizar a digitação correta de cada Nota Fiscal (lembrando que são 44 dígitos) pode ser um grande empecilho na rotina do seu trabalho. 

Sabe por quê? É preciso ter o DANFe (Documento Auxiliar de NFe) em mãos, que geralmente é impresso, ou enviado por e-mail pelo fornecedor. E nem sempre isso acontece em tempo hábil. 

Além disso, no portal da SEFAZ não é possível consultar documentos em lote, ou seja, é preciso repetir o processo todo para cada consulta de nota fiscal com a chave de acesso. Por isso, o ideal é contar com uma solução que permite otimizar o seu tempo de consulta, e a Qive pode fazer isso por você. 

2. Consultar NFe pelo número da nota na Qive

O modo mais prático de consultar NF pelo número da nota é com a Qive. Funciona assim: 

1. Acesse a Qive e clique em “Experimentar Grátis”;
2. Inicie o teste gratuito e vincule seu certificado digital;
3. As notas vão começar a aparecer por ordem de chegada;
4. Você pode consultar NF pelo número da nota ou pela chave de acesso, e adicionar filtros na sua pesquisa. 

No entanto, não é necessário usar o número da NF para a consulta, pois todas as notas emitidas contra o seu CNPJ já estarão listadas com todas as informações do XML disponíveis.

E o melhor: a Qive é integrada diretamente à SEFAZ e às prefeituras. É por isso que, através do certificado digital, conseguimos capturar seus documentos fiscais eletrônicos automaticamente sem necessidade de digitação. Ou seja, você só precisa vincular suas informações na plataforma uma única vez. Deste modo, seu trabalho será otimizado, e as próximas etapas do seu processo podem ser feitas com mais rapidez, como baixar o XML ou DANFe, fazer o manifesto do destinatário, informar etiquetas e muito mais.

Como automatizar a consulta de notas fiscais?

Para automatizar a consulta de notas fiscais, é só contar com a Qive. Conecte o seu certificado digital A1 ou A3 à nossa plataforma. Lembre-se: o certificado é a sua identidade eletrônica e isso permite à Qive se conectar diretamente à SEFAZ, solicitar todos os documentos fiscais vinculados ao seu CNPJ e armazená-los de forma segura na nuvem.

Vantagens de automatizar a consulta de nota fiscal pelo número

Quando o seu negócio automatiza todo o processo de consulta, passa a ter mais vantagens, proporcionando maior eficiência às operações fiscais. Conheça o que a otimização pode oferecer:

Consulta em lote

Automatizar a consulta de notas fiscais permite processar as consultas em lote, economizando o tempo da sua equipe. Esse benefício é particularmente útil para empresas que lidam com grandes volumes de documentos fiscais todos os dias, possibilitando a verificação de múltiplas notas de uma só vez.

Mais segurança

A automação proporciona um ambiente mais seguro para a consulta de notas fiscais ao minimizar o risco de erro humano e levantar possíveis notas frias. 

Além disso, garantimos a confidencialidade das informações. Na Qive, seus dados são tratados com protocolos de segurança robustos, protegendo sua empresa contra ameaças cibernéticas.

Consulta em tempo real

Consultar notas em tempo real permite acessar informações instantâneas sobre as notas omitidas contra seu CNPJ. Essa agilidade é indispensável para ter mais controle sobre suas operações fiscais e tomar decisões informadas no caso de descoberta de notas frias.

Agilidade no processo de consulta

Com agilidade na consulta, eliminam-se os processos manuais demorados, podendo acelerar o restante da rotina fiscal do seu negócio. Essa agilidade não apenas reduz a carga de trabalho dos profissionais envolvidos, mas também contribui para uma gestão fiscal mais eficiente.

Integração com ferramentas de gestão empresarial

Integrar soluções, como a Qive, às ferramentas de gestão da sua empresa é uma grande vantagem. Ao automatizar a consulta de notas fiscais, é possível integrar facilmente os dados recuperados com sistemas ERP e outras plataformas, garantindo coesão operacional e eliminando redundâncias de informação.

Redução de custos operacionais

A automação reduz significativamente os custos operacionais associados à consulta manual de notas fiscais. A economia de recursos, tanto em termos de tempo quanto de mão de obra, contribui para a eficiência econômica da empresa.

Acesso a relatórios e dados

Plataformas de automação, como a Qive, oferecem recursos avançados, tal qual a geração de relatórios personalizados e análises de dados. Essa funcionalidade fornece informações estratégicas e valiosas para a empresa, auxiliando na identificação de padrões, tendências e oportunidades.

Qive como ferramenta de consulta de NFes

Automatizar a consulta de NFe usando a Qive é a melhor forma de ter mais agilidade e segurança na sua rotina fiscal, afinal, a integração com a SEFAZ garante a captura automática deste documento sem precisar do número da nota.

Conheça alguns destaques da solução:

• Captura automática de NFe, NFSe e CTe da SEFAZ e prefeituras;
• Download em lote de XML, DANFe, DACTe e DANFSe;
• Manifesto do destinatário e desacordo do CTe;
• Auditoria entre SPED fiscal e notas recebidas por período;
• Etiquetas para fluxos de gestão;
• Integração nativa com ERPs como SAP e TOTVS;
• Integração com e-commerces como Meli; entre outros.

Além da segurança fiscal, outro grande diferencial é o tempo economizado na consulta de NFe. Inclusive, esse é um dos fatores que fez a Riachuelo optar pela plataforma:

“Com a Qive, analisamos um lote de mil Notas Fiscais em apenas 3 minutos, antes demorávamos cerca de 16 horas para o mesmo processo” Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

Se você busca mais segurança e agilidade na rotina fiscal, faça como a Riachuelo e comece a utilizar a Qive! Inicie um teste gratuito e veja como funciona na prática!